De overvolle mailbox

Een uitpuilende mailbox, we worden er allemaal mee geconfronteerd. U kan geen dag vakantie nemen of uw Outlook barst uit zijn voegen. Maar hoe gaat u daar nu mee om? WIZZ geeft u enkele tips voor productiever e-mailverkeer.

E-mailstress is een typisch verschijnsel van deze tijd. Niet minder dan 77 miljard zakelijke e-mails worden dagelijks verzonden. Het is dan ook zaak uw mailbox te beheren vooraleer uw mailbox u beheerst. We geven u graag enkele tips om uw 'Postvak In' beter te managen.

Flaggen

Vele e-mailprogramma's bieden de optie om mails te flaggen. Zo kan u, wanneer u in eerste instantie snel even uw mailbox checkt, meteen een onderscheid maken tussen hoogdringende mails en mails die u evengoed op het eind van de werkdag kan beantwoorden. U hoeft die eerste check daarom niet heel grondig te doen, vaak weet u aan de hand van de afzender reeds of de mail al dan niet dringend of belangrijk is.

Organiseer

Waarschijnlijk werkt u reeds met mapjes in uw e-mailprogramma. Mapjes behoren tot de belangrijkste werkinstrumenten om uw e-mailverkeer productiever te maken. U behoudt een mooi overzicht en weet uw e-mails snel terug te vinden. Weet u niet hoe u mappen moet aanmaken? Hier wordt u stap-per-stap uitgelegd hoe u het doet in Outlook 2007.

Prioriteiten

Een e-mail van uw baas is op de werkvloer meestal net iets belangrijker dan het zoveelste grappige Powerpointje van uw nonkel Jef. Probeer bij de indeling van uw mapjes een bepaalde hiërarchie te hanteren. Het mapje van personen die u vaak dringende of belangrijke mails sturen, zet u bovenaan. Het klinkt misschien voor de hand liggend, maar zo'n prioriteitenstructuur helpt u om uw mailbox een pak overzichtelijker te maken. Organiseert uw e-mailprogramma uw mappen automatisch alfabetisch, dan kan u steeds een cijfer voor de naam van de map toevoegen.

Direct afhandelen versus e-mailmomenten

Verschillende specialisten promoten het direct afhandelen van inkomend e-mailverkeer. Anderen prediken dan weer het inplannen van e-mailmomenten. Waarschijnlijk gaat u op dit punt best na wat u het best past.

Radeloos?

Blijft u ondanks deze tips nog steeds met een boel e-mailstress zitten? Dan is er voor u een laatste oplossing. Xobni is een Outlook-plugin (een programmaatje dat u aan uw Outlook koppelt) die uw e-mailverkeer in kaart brengt en u raad geeft hoe u het best met uw mailbox kan omgaan. Advies op maat als het ware. Het programma gaat op zoek naar patronen in verband met tijdstippen, belangrijkheid van contacten, mogelijke filters, etc. Misschien is een persoonlijke e-mailcoach wel net wat u nodig heeft. Meer informatie over Xobni vindt u hier.