Out-of-office reply

Vertrekt u op vakantie, vergeet dan vooral niet uw out-of-office reply in te stellen. Een klant die twee weken op een antwoord op zijn e-mailtje moet wachten zonder te weten dat u er niet bent, bent u snel kwijt.

Maar hoe pakt u dat nu aan? We geven u graag enkele tips en tricks mee voor de perfecte out-of-office reply.

Zet uw collega's aan het werk.

Eerst en vooral geeft u uw klanten in uw out-of-office reply best de contactgegevens van een collega die uw activiteiten tijdens uw vakantie overneemt.

Zakelijk of persoonlijk?

U kan kiezen voor een droge, zakelijke reply. Een persoonlijke versie daarentegen spreekt meer aan. Vertel uw klanten waar u naartoe trekt en wat u er zoal zal doen. Zo heeft u na uw vakantie meteen wat gespreksstof.

Hou een dagboek bij.

Een nieuwe trend bij out-of-office replies is het refereren naar uw vakantie-activiteiten. Houdt u tijdens uw vakantie een online dagboek bij via een blog of via Twitter? Voorzie dan zeker een link naar uw dagboek. Uw contacten vinden het ongetwijfeld leuk en interessant te weten wat u tijdens uw vakantie doet.

Ga voor een knipoog.

U kan uw out-of-office reply ook spijzen met een dosis humor. Tip: koppel de humoristische inhoud aan uw bedrijfsactiviteiten. Een mooi voorbeeld is de Out of focus reply van Berlitz.

Tot slot geven we u nog even een lijstje met de grappigste out-of-office replies mee, verzameld door marketingfacts.nl. Deze zijn natuurlijk alles behalve professioneel en we raden u dan ook aan geen van deze voorbeelden echt te gebruiken. Just for fun:

1. I am currently out at a job interview and will reply to you if I fail to get the position. Be prepared for my mood.

2. You are receiving this automatic notification because I am out of the office. If I was in, chances are you wouldn't have received anything at all.

3. I will be unable to delete all the unread, worthless emails you send me until I return from holiday on 4 April. Please be patient and your mail will be deleted in the order it was received.

4. Thank you for your email. Your credit card has been charged $5.99 for the first ten words and $1.99 for each additional word in your message.

5. The e-mail server is unable to verify your server connection and is unable to deliver this message. Please restart your computer and trysending again. (The beauty of this is that when you return, you can see how many in-duh-viduals did this over and over).

6. Thank you for your message, which has been added to a queuing system. You are currently in 352nd place, and can expect to receive a reply in approximately 19 weeks.

7. I’ve run away to join a different circus.

8. I will be out of the office for the next 2 weeks for medical reasons. When I return, please refer to me as “Margaret” instead of “Steve”.