Beste ondernemer

Een nieuwe maand, een nieuwe WIZZ nieuwsbrief.

In deze editie willen we u waarschuwen voor een dubieuze brief die u zomaar even een kleine € 1000 kan kosten. Daarnaast kaarten we het belang van een goed georganiseerde Open Bedrijvendag aan. We maakten voor u een checklist en planning met enkele handige tips.

Verder presenteren we u met fierheid onze nieuwe website met maandelijkse case studies.

Veel leesplezier!

Pas op

U heeft hem misschien ook ontvangen, de brief van het Belgisch Internet Register in verband met gegevensactualisering. Er wordt u gevraagd uw gegevens te controleren en indien nodig aan te passen zodat uw website correct verschijnt in het register. Op zich niets mis mee. Tot u de kleine lettertjes leest. Het gaat om een brief van een Duitse organisatie (DAD Deutscher Adressdienst GmbH) die u, wanneer u het formulier gecorrigeerd en ondertekend terugstuurt, zomaar even € 958 aanrekent. Een bedrag dat u, in deze tijden van crisis, ongetwijfeld beter kan besteden, dachten wij zo. Een verwittigd mens is er twee waard.

» bekijk de brief

Open Bedrijvendag

Op zondag 5 oktober is het alweer Open Bedrijvendag. We willen dan ook graag reeds uw aandacht vestigen op de mogelijkheden die deze dag met zich meebrengt. Het belang van de Open Bedrijvendag wordt elk jaar groter, getuige de jaarlijkse stijging van bezoekersaantallen en deelnemende bedrijven. Bovendien is de Open Bedrijvendag een ideale kans om uw bedrijf op een makkelijke manier in de spotlight te plaatsen. Het kader bestaat reeds, u moet alleen nog de invulling bepalen.

En juist daar knelt het schoentje vaak. Voor vele bedrijven is zo'n dag niet meer dan een productdemonstratie terwijl de mogelijkheden haast onbeperkt zijn. Voor u maakten we een checklist en planning voor een geslaagde Open Bedrijvendag.

Een trend van de laatste jaren is bijvoorbeeld het plaatsen van een vacaturestand. De bezoekers ontdekken hoe uw bedrijf werkt, komen in contact met hun mogelijk toekomstige collega's, raken overtuigd van uw bedrijf en u ... vult uw openstaande vacatures met weinig moeite in.

Belangrijk is in elk geval om op te vallen tussen uw concurrenten. Probeer te achterhalen met welk verhaal, met welke verpakking, u uw publiek kan boeien en wees origineel en creatief. Probeer daarbij vooral één gouden regel in acht te nemen: begin op tijd met de voorbereidingen (planning, brainstorms). Niemand schudt op twee weken tijd een geslaagde Open Bedrijvendag uit zijn mouw.

Voor u stellen we een gedetailleerd stappenplan op. Deze checklist en timing verschilt natuurlijk naargelang de omvang van uw bedrijf.

20 weken: Strategie
Best start u ongeveer 20 weken voor de eigenlijke dag met het uitstippelen van uw strategie. Wat is uw core business en welke daarbij passende boodschap wil u bij uw bezoekers overbrengen.

19 weken: Concept / brainstorm
Een week later kan u overgaan tot het bedenken van een concept. Plan brainstorms met uw meest creatieve collega's of schakel hier reeds uw communicatiebureau in. Bij WIZZ beschikken we over de nodige expertise om met originele concepten uit de hoek te komen.

18 weken: Organisatie
Nog eens een week later kan u starten met het uitstippelen van de organisatie. U heeft uw concept, u weet wat er wanneer nodig zal zijn (zowel communicatiemiddelen als catering, hostesses, etc.). Best stelt u een organisatiecomité samen met uw meest gedreven medewerkers. De rol van dit comité bestaat erin een draaiboek (met timing) op te stellen en de budgetten op te maken. Zorg in deze stap vooral ook voor een gedetailleerde retroplanning.

6 weken: Uitnodigingen
6 weken voor het event stuurt u de uitnodigingen rond. Invitaties die vroeger worden verzonden, gaan meestal aan uw doelgroep voorbij. Ook hier kan uw communicatiebureau een belangrijke rol spelen. Bij WIZZ beschikken we over uitgebreide adressendatabases en de tools en kennis om uw uitnodiging vorm te geven.

4 weken: Veiligheid
1 maand voor het evenement staat u best even stil bij het aspect veiligheid. Al naargelang de omvang en inkleuring van uw event zal u lokale besturen, de Politie, het Rode Kruis of een keuringsdienst onder de arm moeten nemen. Plan een veiligheidsmeeting en zorg ervoor dat elk veiligheidsaspect tot in de details wordt besproken en gepland.

2 weken: Herbekijken planning
2 weken voor uw Open Bedrijvendag toetst u de eerder gemaakte retroplanning aan de realiteit. Zijn er nog hiaten in uw plan? Zorg dan dat er meteen een mouw aan wordt gepast. Dit is het ideale moment om elk punt van uw planning te onderzoeken in samenspraak met alle betrokkenen. Een vraag die u hierbij in het achterhoofd kan houden is: wat kan er in het ergste geval mislopen?

1 week: Laatste controle
1 week voor het event zorgt u ervoor dat niets aan het toeval wordt overgelaten. Weet iedereen wat hem of haar te doen staat? Leveren mogelijke leveranciers op tijd hun goederen of diensten? Dit is ook het juiste moment om uw genodigden een herinneringsmail te sturen. Als u ervoor kiest om uw evenement in beeld te brengen, wees dan zeker dat u een fotograaf heeft geboekt. Een fotoreportage betekent mooie inhoud voor uw website of nieuwsbrief na de Open Bedrijvendag.

3-2 dagen: Opbouwen standen / generale repetitie
De laatste dagen voor de grote dag voert u de meest praktische zaken uit. U bouwt alles op (mogelijke standjes, plaatsing van een podium, signalisatie, ...). Indien mogelijk kan u hier ook een generale repetitie voorzien.

Dag 0: Boei uw publiek
Nu kan uw Open Bedrijvendag niet meer stuk. Eén laatste tip voor de dag zelf: probeer uw publiek op elk moment te boeien. Voorzie voldoende personeel of entertainment zodat u voorkomt dat uw genodigden aan hun lot worden overgelaten.

Ook na de Open Bedrijvendag kan een meeting met alle betrokkenen zeer handig zijn. U ontdekt de pijnpunten en minder geslaagde acties. Stuk voor stuk punten die u kunnen helpen het volgende jaar een nog betere dag te organiseren. Zorg dat u ook genoeg tijd voorziet om de door u vergaarde informatie (adressen en andere contactgegevens van uw bezoekers) te analyseren en op te volgen. Een e-mail om de bezoekers te bedanken is een must. Heeft u een fotoreportage voorzien, dan kan u uw bezoekers plezieren met een mooi aandenken.

Zoals u ziet is het organiseren van een Open Bedrijvendag geen sinecure. Gelukkig heeft u partners die u kunnen bijstaan en het werk drastisch kunnen verlichten. Als communicatiebureau hebben we bij WIZZ zowel de ervaring, expertise als de nodige creativiteit om van uw Open Bedrijvendag een succes te maken. Contacteer ons vrijblijvend voor een gesprek.

Alvast veel succes!

WIZZ
communicatiemakers
Kapucijnenstraat 16
2200 Herentals
T +32 (0)14 70 33 35
b +32 (0)14 70 02 04
E info@wizz.be
W www.wizz.be

Nieuwe website

U heeft het misschien reeds gemerkt, WIZZ.be steekt in een nieuw jasje. Maar het gaat niet zomaar om een cosmetische ingreep. Bij het redesign werden factoren als usability en overzichtelijkheid voorop geplaatst. De navigatie werd toegankelijker en de site werd naar een web 2.0 niveau getild. Dit betekent concreet dat er meer interactiviteit ontstaat. We stapten af van een koele corporate look en introduceren sociale media als Flickr en YouTube. Ook qua Search Engine Optimization schakelen we een versnelling hoger.

De site zal regelmatig geüpdatet worden met nieuwe foto's, video's en case studies. Oude vertrouwde inhoud zoals ons uitgebreide portfolio blijft natuurlijk nog steeds prominent aanwezig.

» Ontdek de nieuwe WIZZ website.

Campagne van de maand: De Lijn

Voor de Vlaamse Vervoermaatschappij ontwierp WIZZ de volledige communicatiecampagne voor de sneldienst Boom – Willebroek – Brussel.

» Ontdek hier de case study.